prismgate ①何が書いてあるかわかるタイトルを付ける
タイトルを読んだだけで、何が書いてあるかわかると読んでもらえて、返事がもらえる確率が上がります。質問なのか、お願いなのか、感謝なのか、謝罪なのか。
さらにタイトルに「ご返信ください」と明記するのも一案です。ただし、これは社内に限ります。日ごろから人間関係がある相手に使ってください。
社外のお取引先などには強引に受け止められる可能性が高いです。
「ご返信ください」 社内の例： Please Respond: Attendance at Year-end Party
ご返信ください： 忘年会への出欠
「～してください」 社内の例： 【Action Required】 Submission of Expense Report
アクション求む 経費報告の提出
②締切りを明記する
英語圏でマネージャー以上の方は仕事の優先順位を付けて効率的に仕事をすることを好みます。
その場合、読んだメールに締切りが書いてないと優先順位の付けようがないので、後回しにされたり
削除される可能性が高いです。
＜締切りの書き方の例＞ * 時差がある場合、日本時間なのか先方の時間なのか明記します
通常のやりとり Could you please reply to me by October 27th at Japan time?
日本時間の10月27日までに私にご返信いただけますか？
丁寧 Would it be possible to reply to me by October 27th at Japan time?
日本時間の10月27日までにご返信いただくことは可能ですか？
③本文の初めの３行に何をして欲しいか書いてある
世界中に部下がいるマネージャーの場合、１日あたり数百のメールが本人宛、またはCC（写し）で受信トレーに入ってきます。
その場合、マネージャーはメールの初めから終わりまで読むことはありません。
まずタイトルで読む・読まないを決め、次に本文の初めの３行くらいを流し読みして、メールの要件をつかみ、必要なアクションを取ります。
＜書き方のコツ＞
１行目に要求を書く。２行目に理由を書く。３行目に締切りを書く。
それ以外の詳細な情報や説明はこの３行の後に書き加えます。
忙しい人が、初めの３行をざっと読んだだけで、いつまでに何をして欲しいのか。それはなぜか。
分かります。
＜役員会で公開する顧客満足度調査のデータのリクエストの例＞
Hi, John.
I would like you to send us the data on the last year’s customer satisfaction survey.
昨年の顧客満足度調査のデータを私たちにお送りいただきたいです（要求）
We are going to present it at our Senior Board Meeting.
私たちはそれを役員会で見せる予定です（理由）
I would be great if you could send it to us by Friday 30th at Japan time.
日本時間の30日金曜日までにお送りいただけるとありがたいです（締切）
Warmest regards,
Midori